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Mapeamento de Processos com Diagnóstico
Mapeamento de Processos é a atividade de documentar como acontece um fluxo de atividade. Se apenas documentarmos um fluxo de forma contínua, teremos uma seqüência de eventos geralmente bastante complexa, dificilmente compreendido para quem não fez a documentação. O Mapeamento de Processos trata então de delinear as fronteiras por tipo de atividade, permitindo uma visão gerencial das atividades.
Isto nos fornece uma visão do conjunto a grandes altitudes, nos permitindo planejar “ações cirúrgicas” em áreas mais específicas delimitando melhor as responsabilidades das chamadas “áreas cinzentas”, onde as fronteiras das responsabilidades não estão claramente delimitadas.
É muito comum que atividades de alto volume cresçam junto com a sua complexidade, criando atividades não lineares e que não agregam qualquer valor, como fila de espera para priorizações, aprovações que não fazem qualquer interação, apenas “para tomar ciência”, gerando atrasos e custos na estrutura de forma desnecessária.
Os principais benefícios esperados de um mapeamento de Processos são:
- Documentar o estado atual minimizando as perdas futuras de conhecimento
- Ajudar a enxergar segregações de atividades (ex.: Atividade Financeira no meio de um departamento Comercial)
- Apontar heranças de atividades indevidas
- Ressaltar as informações trocadas entre as áreas e processos
- Permitir uma visão tática e estratégica dos processos
- Criar um aprendizado organizacional (mais gente sabe o que fazer)
- Delinear responsabilidades
- Facilitar a detecção de gargalos e atividades repetidas
| A AWARD do BRASIL aplica uma metodologia DRILL DOWN, onde a partir de uma visão executiva de “alta altitude a 20.000 pés”, definimos a missão da área e as entidades que se relacionam com a área... |
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Depois aproximamos mais esta visão, a um nível tático de “Macros Processos”, mostrando o inter-relacionamento entre estes processos... |
| E finalmente um detalhamento “Operacional” de como as atividades de cada Macro Processos se desenvolve. |
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Deste mapeamento, surge então subsídios para um Diagnóstico Organizacional, onde respondemos perguntas do tipo:
- O que estou fazendo está de acordo com a missão?
- Tem atividades duplicadas?
- O que podemos simplificar?
- O que não está agregando?
- O que não está funcionando bem?
- Aonde temos gargalo?
- Tem atividades que alguém faz que desconheço?
- Com quem estamos nos relacionando atualmente?
- O que estou fornecendo ou recebendo às áreas?
- Tem atividades chaves que estou frágil?
- Como está o meu SWOT? No que sou bom? Ruim?
- Quais as oportunidades de melhorias? Qual a tendência?
A AWARD do BRASIL tem a expertise de realizar Mapeamentos, gerando um Diagnóstico completo dos principais processos chaves da sua organização ou setor.
- Tempo de Execução : 4 a 6 semanas (sob consulta)
- Variável : Complexidade e tamanho dos Negócios
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